NEWSLETTER 12/2009
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DIE FORDERUNGSVERWALTUNG IM UNTERNEHMEN - EIN SCHEMA
Zu wichtigeren Tätigkeitsbereichen eines jeden Unternehmens gehört eine entsprechende Forderungsverwaltung. Unabhängig von dessen Größe beeinflusst sie die Liquidität des Unternehmens wesentlich. Daher erfordert die Verwaltung von Forderungen eine durchdachte Strategie, welche die Geschäftsbeziehung im Allgemeinen umfassen sollte. Dank deren Einführung kann sich der Unternehmer auf die Entwicklung der ausgeübten Tätigkeit konzentrieren und in Folge bessere Gewinne erzielen.
Insbesondere sind zu beachten:
- Die Glaubwürdigkeit der Kontrahenten
Die korrekte Einschätzung des Risikos eines Vertragsabschlusses mit dem jeweiligen Kontrahenten ermöglicht die Festlegung der Zahlungsfristen - d.h. die Entscheidung darüber, ob man eigene Produkte mit aufgeschobener Zahlungsfrist verkauft, oder aber, ob man auf sofortige Zahlung oder eine Zahlung im Voraus besteht. Bei neuen Kunden oder bei erheblichem Vertragswert lohnt es sich, einen Bericht über die Vermögenslage des Geschäftspartners einzuholen. Eine solche Information erlangt man z.B. mit Hilfe von professionellen Wirtschaftsdetekteien in Polen (und europaweit) gegen relativ geringes Entgelt. Sollte es sich als notwendig erweisen, können diverse rechtliche Formen der Zahlungssicherung angewandt werden.
- Belegung der Geschäftsbeziehungen
Eine entsprechende Dokumentation der Wirtschaftsbeziehungen und der damit verbundenen Forderungen ermöglicht eine erfolgversprechende Geltendmachung. Besonderer Sorge bedarf die Anfertigung von Verträgen, in welchen die wechselseitigen Verpflichtungen der Vertragsparteien, die Höhe der Vergütung sowie die Zahlungsfristen präzise festgelegt werden. Wichtig hierbei ist die Vertretung der Vertragsparteien durch vertretungsberechtigte Personen. Zu beachten ist, dass alle Änderungen des Vertragsinhalts in Form eines Anhanges in Schriftform erfolgen sollen. Bereits beim Vertragsabschluss ist Rechtsberatung notwendig. Leider betrauten lediglich drei Prozent der polnischen Unternehmer einen Rechtsanwalt mit der Vorbereitung des Vertrages. Ferner soll man auch die Vertragsausführung schriftlich dokumentieren: z.B. können alle Belege der Warenaushändigung, Quittungen, Protokolle der Abnahme der Leistung in einem eventuellen Gerichtsprozess von Wert sein.
- Monitoring der Forderungen
Eine systematische Kontrolle der Forderungen und deren Verifizierung führt dazu, dass der Wert jener Forderung beschränkt bleibt, welche - sollten sie künftig zu Schulden werden - dann die Liquidität des Unternehmens beeinträchtigen könnten. Solche Handlungen verbessern die Zahlungsdisziplin der Empfänger. Mit dieser Aufgabe können sowohl die eigene Buchhaltung oder hierzu bestimmte Arbeitnehmer betraut werden. Bei größeren Unternehmen kann sich ein Auftrag an externe Fachkräfte als sinnvoll erweisen.
- Vorgerichtliche Geltendmachung
Die Handlungen, welche eine Vergleich(ab)zahlung anstreben, ermöglichen die Zurückgewinnung der Forderungen und die Aufrechterhaltung der bestehenden Geschäftsbeziehungen mit dem jeweiligen Kunden. Zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich, die Dienstleistungen eines Anwaltes in Anspruch zu nehmen, denn seine Ratschläge oder Vermittlung können beim Aushandeln neuer Zahlungsfristen, bei Änderungen in geltenden Handelsverträgen oder bei der Anfertigung von entsprechenden Vergleichen, welche die Abzahlung von ausstehenden Beträgen betreffen, unentbehrlich sein.
- Gerichts- und Vollstreckungsverfahren
Die gerichtliche Geltendmachung von Forderungen ist eine komplexe Angelegenheit. Die diesbezüglichen Vorschriften der Zivilprozessordnung setzen die Unternehmer detailierten formellen Anforderungen aus. Solche Handlungen einem Fachanwalt anzuvertrauen, ist empfehlenswert. So bekommt man fachliche Auskunft über die erforderlichen Dokumente, welche die gerichtliche Einleitung der Streitsache ermöglichen. Weiters werden die zugestellten Unterlagen unter dem formal-rechtlichen Gerichtspunkt einschlägig verifiziert. In Anlehnung auf die übermittelten Unterlagen bereitet der Fachbevollmächtigte - Rechtsanwalt - die Klage im Mahn- oder - falls nötig - im kostspieligeren ordentlichen, Verfahren vor. Nach Erlass der Entscheidung durch das Gericht und dessen Rechtskräftigkeit leitet der Bevollmächtigte die Vollstreckung der Forderungen ein. Dies ist allerdings ein weitläufiges, separates Thema.
Maciej Nowak
Rechtsanwalt
Der Newsletter wird vor allem den Mandanten der Kanzlei Mikulski & Partner unentgeltlich zugestellt. Der Beitrag wird durch Anwälte der Kanzlei verfasst und bildet keine Rechtsberatungsform.